Les données : un carburant pour mieux gérer mais qui peut exploser !

Le contexte « communicant »

Du matin au soir, nous sommes connectés et « bombardés » de messages sur « l’interactivité », le « management participatif », la « communication tous azimuts » … avec, en corollaire, un marketing puissant pour vendre des outils de « data visualisation », « data mining »  ou autres « Business process management » … censés décupler les facultés d’ « agilité » des managers, financiers entre autres. Comme le rappellent, Jean-Christophe Beau et Bénédicte Merle, cette inflation de données, se heurte aux limites des capacités cognitives du cerveau humain, limites qui ont peu bougé depuis 20 000 années. Pour travailler efficacement, il faut, au manager financier, prendre des périodes de recul et de déconnexion lui permettant de discerner l’essentiel et d’ériger des filtres pour endiguer l’information non essentielle. La gestion de l’efficience mentale est la première des compétences du manager financier. Elle lui permet d’être informé des performances et contreperformances essentielles, de prendre des décisions avisées,  de faire preuve de la réactivité qui convient. Comme le montre Olivier Stephan dans son article sur le « one page tableau de bord », un tel manager va construire des tableaux de bord « amaigris », consultables en quelques minutes, centrés sur une dizaine d’indicateurs clés financiers et opérationnels, facilitant des prises de décision rapides.

Les lois permanentes

En fait, dans ce monde ultra connecté perdurent quelques règles fondamentales, comme le dit Christophe Lemoing dans son article sur l’infobésité et ses conséquences sur le suivi d’activité. La première de ces règles a trait à la vision stratégique préalable à la construction de tout système d’information. Sans cette vision, qui est d’ordre essentiellement intuitif, l’on ne peut construire des tableaux de bord ayant un sens. Le cerveau et les échanges humains prévalent dans ce domaine sur les systèmes qu’ils peuvent exploiter à des fins de validation. Un modèle gagne à être conforté par la confrontation à des données réelles. Une deuxième règle résulte de la notion même d’information qui est au point de rencontre des données, des émetteurs et des récepteurs. Pour qu’il y ait information pertinente, c’est-à-dire débouchant sur des décisions, il faut que l’émetteur et le récepteur partagent les mêmes référentiels pour donner le même sens à la donnée exploitée.  Ceci soulève la question de la qualité de la donnée, évoquée par Madalina Olteanu et Fabrice Rossi dans leur article sur les biais des données, dont la définition n’est pas toujours claire. Aux biais cognitifs, s’ajoutent des biais en rapport avec les modalités d’exploitation des données ou biais algorithmiques. Un travail important sur la qualité s’impose donc pour exploiter, de manière pertinente, les possibilités d’aide au pilotage de processus offerts par les outils de data mining.

L’importance de la qualité des données

Comme évoqué ci-dessous, une donnée ne contribue à l’information utile que si elle est fiable, d’une part, et raccordée à des schémas de décisions précis. À cet égard, l’interview de Fabrice Scaramelli, directeur financier d’Interbev, fait ressortir, tout le bénéfice qu’il a retiré d’un nettoyage et d’une gestion centralisée de sa base de fournisseurs, qu’il s’agisse de gains au niveau du BFR ou des coûts logistiques, par exemple.

Piloter avec des tableaux de bord amaigris

L’art du manager est de centrer les énergies sur l’essentiel. Un effort constant doit être conduit pour identifier dans la masse de données qui circulent celles qui sont indispensables pour alimenter les indicateurs de performance essentiels.

Utiliser les outils à bon escient

Lorsque les conditions évoquées ci-dessus sont réunies, il devient très pertinent d’avoir recours aux nouveaux outils de traitement d’information, que ce soit pour améliorer la visualisation de la performance, identifier plus sûrement les indicateurs de performance grâce aux outils de process mining  et de data mining, construire des bases de données facilitant les analyses comme décrit dans l’article de Guillaume Siccat… Mais le choix des outils est une démarche de deuxième temps.

Nous vous souhaitons une bonne lecture et sommes à votre disposition pour toute question.