Marie-Pierre Boisserie : Selon le baromètre de la dématérialisation 2010, comment les entreprises jugent-elles aujourd’hui la performance de leurs processus achats et comptabilité fournisseurs dans leur ensemble ?
François Lacas : La perception des entreprises sur l’efficacité de leur processus reste conforme aux chiffres observés en 2009 : moins de 20 % des entreprises jugent l’efficacité de leur processus achats et comptabilité fournisseurs assez ou très satisfaisante. En outre, la moitié des répondants se déclare moyennement satisfaite de l’efficacité de leur processus achats et comptabilité fournisseurs. Il reste encore du chemin à faire pour que les entreprises soient satisfaites de leurs pratiques au sein des fonctions Achats et Finances. En combinant la dématérialisation des factures fournisseurs avec la dématérialisation du processus achats, les entreprises démontrent ainsi leur volonté d’optimiser l’ensemble de la chaîne de traitement et de maximiser les bénéfices liés à l’automatisation (notamment sur le taux de rapprochement automatique commande/facture/livraison).

Peut-on parler aujourd’hui de dématérialisation globale ?
Si les entreprises évoquant une dématérialisation complète de leur processus Purchase to Pay restent encore peu nombreuses dans la pratique, les chiffres semblent vouloir indiquer un début d’évolution des comportements : déjà observée l’an dernier, la combinaison de différentes technologies de dématérialisation et d’automatisation des processus est une pratique désormais courante. Les entreprises ayant mis en place la dématérialisation se sont en général appuyées sur deux ou trois solutions technologiques différentes (la moyenne étant 2,5 solutions par répondant).

Quels sont les modes d’exploitation privilégiés ?
Les technologies visant à automatiser la saisie des factures (LAD, EDI, Dématérialisation Fiscale) sont le plus souvent envisagées de manière complémentaire et non en opposition. Leur combinaison est vue comme un moyen de dématérialiser l’intégralité du flux entrant : la dématérialisation fiscale ou l’EDI étant souvent limitées à un nombre réduit de fournisseurs, la numérisation et la lecture automatique des données (LAD) s’avèrent alors être des outils pour gagner en productivité rapidement sur la grande majorité des factures restantes au format papier. Les outils de GED, Workflow et la numérisation des factures papier sont privilégiés pour améliorer le processus de validation et Bon à Payer en supprimant la circulation manuelle, au format papier des pièces comptables.

Qu’appelle-t-on une dématérialisation réussie ?
La réduction des coûts est désignée comme étant l’objectif premier de tout projet d’optimisation des processus, suivie de très près par la réduction des délais de traitement. On peut souligner ici une grande stabilité de ces objectifs avec ceux mesurés en 2009. L’optimisation du rapprochement commande/facture/réception est aussi un objectif d’amélioration privilégié, quasiment au même titre que l’optimisation du circuit de validation et d’approbation des factures.

Quels sont les impacts financiers et organisationnels de la dématérialisation ?
Je laisse la parole aux utilisateurs qui ont témoigné lors de la conférence DFCG-APDC du 19 Octobre dernier sur ce sujet :
« On a mis en oeuvre une dématérialisation combinant une approche LAD et une approche EDI depuis plusieurs années et on constate +46 % de gains de productivité obtenus grâce à un taux d’automatisation du traitement de 95 %. » (Centre de Services Partagés de SODEXO)
« J’ai pu constater une plus grande fiabilité des données financières et plusieurs impacts organisationnels : simplification du travail pour les opérationnels et une montée en compétences des comptables vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Au-delà de ces impacts, la dématérialisation et la centralisation de l’organisation en CSP sont devenus des outils de soutien pour la Direction des Achats qui ont plus de poids encore face aux fournisseurs : contrôle de leur qualité de facturation, capacité à régler plus vite et donc à obtenir des taux d’escompte plus intéressants, etc. » (Régis Gitareau, Directeur du CSP)

Vous pouvez télécharger l’ensemble des conclusions du Baromètre 2010 sur : Livre blanc Démat. Finances 2010