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Quel DAF n’est jamais allé voir son DSI pour lui demander :

On a détecté que le trésorier pouvait passer des écritures comptables. Pas terrible en termes de séparation des fonctions. Il faut absolument revoir les paramétrages des droits d’accès.

Dis donc, mes équipes râlent parce que le fond d’écran n’est pas terrible. Il n‘y  aurait pas moyen de leur laisser le choix parmi plusieurs images ? Comme ça la DSI conserve la maîtrise sur le type d’image utilisé et ça leur fera plaisir, c’est important en termes de management !

La saisie des factures fournisseurs est laborieuse. La démo sur la dématérialisation des factures était convaincante. On le met en place quand ?

Le taux de TVA passe de 19.6% à 20 %, il faut adapter le logiciel de facturation sinon on ne peut pas facturer le mois prochain. Tu peux faire ça, stp ?

Réponse probable du DSI : «  Hé dis donc, tu n’es pas tout seul. Tu m’as limité mes budgets, je n’ai pas les ressources suffisantes pour réaliser simultanément toutes tes demandes, priorise les et on verra ce qu’on peut faire. »

Quelle méthode appliquer pour prioriser les projets ? Et le plus objectivement possible ?

ROI et méthode multicritères

Le calcul du ROI – ou d’une VAN – est un exercice intéressant pour bon nombre de contrôleurs de gestion. Mais il  y a un consensus assez large pour juger que le seul point de vue financier est nettement insuffisant pour décider de la priorisation des projets !

Entreprendre une qualification multicritères ? C’est déjà plus complet car la méthode multicritères permet la prise en compte d’éléments qualitatifs. On peut même inclure des critères RSE, c’est très  tendance. Toutefois c’est un peu lourd. Définir les critères à retenir et les échelles d’évaluations, puis coter les projets, risque de prendre un certain temps. Pas sûr que l’on soit prêt pour facturer en temps et en heure avec le bon taux de TVA.

D’autant plus que la méthode multi critères peut donner des résultats surprenants. Par exemple lors des études préalables à la construction du métro de Rennes (cf page 10), cette méthode a été utilisée pour arbitrer entre plusieurs modes de transports (bus, tramway, métro…). Il paraîtrait que certains opposants au projet auraient démontré que selon ces critères, le mode de transport le plus adapté était … le vélo !

L’entreprise étant un organisme qui doit satisfaire ses besoins, nous pouvons nous inspirer d’un spécialiste des besoins et de sa fameuse pyramide : Abraham MASLOW.

L’apport de Maslow dans la priorisation des projets

Tout d’abord, l’entreprise doit satisfaire ses besoins physiologiques : placer en priorité absolue ce qui risque de bloquer l’activité et les entrées de trésorerie. Les évolutions réglementaires comme un changement de taux de TVA en font partie. Mais un dysfonctionnement des logiciels de communications bancaires peut s’avérer être à ce niveau de priorité. Il  n’est pas acceptable de reporter l’encaissement des créances clients au prétexte d’une mise à jour du site internet à faire.

Ensuite, la sécurité. Celle des infrastructures et systèmes d’exploitation, bien sûr.  Mais aussi celle des logiciels et des processus comme la séparation des fonctions.  Ainsi, une interface qui autorise des saisies erronées doit être corrigée rapidement. Les coûts de traitement des erreurs, voire des décisions prises sur la base de fausses informations, peuvent vite chiffrer et sont souvent des coûts cachés.

Les besoins primaires de l’entreprise étant assurés, occupons-nous des hommes et des femmes.

Le besoin d’appartenance correspond aux nouvelles fonctionnalités apportant de la productivité. En mettant en place un outil de dématérialisation des factures d’achats, on aide le comptable à bien faire son travail et à atteindre ses objectifs, parce qu’on est une équipe dont tous les membres – DSI et DAF – œuvrent dans la même direction.

Les fonctionnalités de confort, comme la personnalisation du fond d’écran, répondent au besoin d’estime. On prend soin de l’utilisateur car il a de la valeur pour l’organisation. Parce qu’il  est LUI, on va lui proposer un environnement de travail plus sympa, plus personnalisable.

Enfin, reste l’accomplissement de soi. Pour être tout à fait honnête, il me reste inaccessible dans le cadre des outils informatiques de gestion. Enfin, pour l’instant…

Maslow : moyen simple et connu de qualification des projets

En nous appuyant sur les besoins identifiés par Maslow, nous pouvons donc prioriser les demandes effectuées par le DAF auprès du DSI selon quatre grandes catégories :

1 – Bloquant les flux : la demande impacte les flux entrants de trésorerie ou l’activité de l’entreprise (Niveau de chiffre d’affaires, délais de livraison, …),

2 – Sécurité : la demande corrige une défaillance système ou méthodologique n’ayant pas d’impact systématique sur la trésorerie et l’activité,

3 – Productivité : la demande permet aux collaborateurs de mieux réaliser leurs missions en termes de qualité et délais,

4 – Confort : La demande améliore les conditions de réalisation de la mission par les collaborateurs sans gain de productivité.

Simple et rapide, cette première classification pourra ensuite être complétée par les outils classiques du contrôleur de gestion. Par exemple, le calcul d’un ROI prendra du sens pour réaliser des arbitrages entre plusieurs projets relevant de la productivité.