Facturation électronique : de l’obligation réglementaire à la performance économique de l’entreprise

La facture électronique : un levier qui va bien au-delà d’une question de dématérialisation en permettant de passer d’une contrainte réglementaire à un levier de transformation digitale et d’efficacité de la fonction financière

Pour le commun des mortels, les projets de numérisation des factures se ramènent à un problème de lecture optique de factures émises en PDF. Dans cette vision réductrice, les gains escomptés portent sur l’allègement des tâches de manipulation des volumes de papier, sans pour autant supprimer les travaux manuels de contrôle, de comptabilisation, d’archivage…

En fait, la facturation électronique doit être comprise comme une démarche de normalisation des données qui, dans un premier temps, automatisera les processus de gestion administrative, par exemple le reporting en matière de TVA, l’automatisation de l’enregistrement comptable des achats, le contrôle de la conformité des réceptions aux commandes et factures, etc. Les gains de productivité sont, à cet égard, non négligeables. Je renvoie le lecteur aux articles de Christian Guiès, Cyril Sautereau et Marguerite Blank qui illustrent très clairement ce point.

Dans le même temps, comme le démontre Thomas Decamp de la société Proactis, au-delà des seules factures, se pose la question de la performance de la dépense pour laquelle une remise à plat du système de données ne peut être que bénéfique. Si l’on considère que le poste achats représente en moyenne 60 % des dépenses d’exploitation des entreprises, on mesure le boulevard de progrès qui s’ouvre. L’opportunité est offerte d’assainir la base de données fournisseurs par exemple en fiabilisant les paramètres logistiques, les délais de paiement, les performances budgétaires de prix et qualité, comme le souligne Thomas Decamp de Proactis ou encore Charles du Boullay de Docaposte. Il y a là une porte ouverte pour revoir les outils de pilotage du processus achats et procurement. De manière générale, des gains rapides peuvent être obtenus en matière de besoin en fonds de roulement, de prix d’achat, de performance logistique, de gestion comptable, etc. Également, c’est une opportunité de revoir le cadre de pilotage budgétaire et donc le pilotage des marges et de la profitabilité d’ensemble comme le mentionne Marguerite Blank.

Un autre point, soulevé notamment par Thierry Amadieu de TACD Cartena a trait à la dynamique d’internationalisation de la démarche qui passe par une normalisation des données à l’échelle européenne, normalisation qui doit se traduire par une accélération des flux et une réduction de leurs coûts.

Un dernier point essentiel de ce dossier a trait à l’universalité de la démarche de digitalisation du processus quelle que soit la taille des entreprises. Les bénéfices sont élevés, tant pour les grandes entreprises que pour les petites PME. L’exemple de la Société API, client de Basware est, à cet égard, éclairant.

Il s’agit donc, comme cela est mentionné par exemple dans l’article de Docaposte, d’un projet majeur de changement qui implique toute l’entreprise et requiert un travail de fond sur le cadre de pilotage des achats, sur la configuration des processus associés et sur les données gérées.

Bonne lecture et bonne application à votre projet digital.